Termeni și Condiții de utilizare

1. Identitatea furnizorului

• Operatorul platformei: Platforma Inspectra este operată de MB Nexus SRL („Furnizorul"):
  • sediul social: Municipiul București, Sector 3, Str. Nerva Traian nr. 27-33, Sc. B, Et. 1, Birou 6;
  • Registrul Comerțului: J2026044946001; CUI 55235101;
  • e-mail de contact: contact@inspectra.ro.
• Unde este disponibil serviciul: prin aplicația web app.inspectra.ro și prin aplicațiile mobile Android și iOS, care folosesc aceeași infrastructură software.
• Rolurile GDPR (Regulamentul (UE) 2016/679, „GDPR"), pentru datele încărcate și administrate de companiile-client în platformă:
  • MB Nexus SRL acționează, de regulă, ca persoană împuternicită de operator (art. 28 GDPR);
  • fiecare companie-client acționează ca operator pentru datele propriilor clienți, întrucât stabilește scopurile și mijloacele prelucrării.

2. Obiectul serviciului

• Ce este Inspectra: o platformă SaaS multi-tenant pentru companiile din România care fac service pentru aparate consumatoare de gaz și instalații termice, inclusiv activități reglementate ANRE/ISCIR.
• Ce include:
  • administrarea clienților, echipamentelor și intervențiilor;
  • rapoarte tehnice, documente și contracte;
  • programări și notificări;
  • un portal pentru clienții finali și un mecanism de semnare a documentelor la distanță.
• Acceptarea: prin crearea unui cont și utilizarea platformei, utilizatorul acceptă prezentul document și declară că are capacitatea legală de a încheia un contract; dacă acționează pentru o societate, declară că are autoritatea necesară de a o reprezenta.

3. Categorii de utilizatori

• Personalul companiilor-client, în roluri precum Manager, Help-Desk sau Tehnician.
• Clienții finali ai companiilor-client, ca utilizatori ai portalului client și/sau semnatari ai documentelor la distanță.
• Persoanele care înscriu o companie prin formularul public de înregistrare.
• Administratorul de platformă — rol rezervat exclusiv personalului MB Nexus SRL, folosit pentru administrarea, întreținerea și supravegherea tehnică a serviciului. Companiile-client nu pot acorda acest rol propriilor angajați.

4. Crearea contului și securitatea accesului

• Responsabilitatea utilizatorului: exactitatea datelor furnizate la înregistrare și păstrarea confidențialității credențialelor de acces.
• Măsuri de securitate:
  • autentificare cu utilizator și parolă;
  • protecție CSRF și limitarea tentativelor de autentificare eșuate;
  • sesiuni persistente per dispozitiv, cu posibilitatea vizualizării și revocării de la distanță a sesiunilor active.
• Notificarea incidentelor: utilizatorul anunță Furnizorul fără întârziere despre orice suspiciune de acces neautorizat sau utilizare abuzivă a contului.

5. Reguli de utilizare acceptabilă

Este interzisă utilizarea platformei pentru:

• încărcarea de date fără temei legal sau fără informarea corespunzătoare a persoanelor vizate;
• transmiterea de conținut ilegal, defăimător, fraudulos sau care încalcă drepturile altor persoane;
• încercări de acces neautorizat, testare abuzivă, copiere neautorizată, reverse engineering sau afectarea disponibilității serviciului;
• trimiterea de SMS-uri, notificări sau alte comunicări fără temei legal ori fără respectarea opțiunii de dezabonare a clienților pentru mesajele neesențiale.

Compania-client rămâne responsabilă pentru:

• legalitatea datelor introduse în platformă;
• temeiurile de prelucrare și informarea persoanelor vizate;
• instrucțiunile date Furnizorului.

6. Relația GDPR între părți (clauze de prelucrare – DPA)

• Instrucțiuni: pentru datele clienților, angajaților și colaboratorilor încărcate de compania-client în Inspectra, MB Nexus SRL prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale operatorului, cu excepția situațiilor în care legea impune altfel.
• Valoare de DPA: prin acceptarea prezentelor condiții, compania-client și Furnizorul convin asupra clauzelor minime de mai jos, care funcționează ca acord de prelucrare a datelor (DPA) în sensul art. 28 alin. (3) GDPR, până la încheierea unui acord separat, dacă părțile aleg acest lucru.

1. Obiectul și durata prelucrării: găzduirea și prelucrarea datelor în platformă pe durata contractului de abonament.
2. Natura și scopul prelucrării: stocare, organizare, consultare, transmitere și generare de documente, strict pentru furnizarea serviciului.
3. Limitarea scopului: Furnizorul nu folosește datele companiei-client în scopuri proprii. În special, Furnizorul:
   • nu le vinde, nu le închiriază și nu le cedează altor persoane;
   • nu le folosește pentru marketing propriu sau al terților și nu contactează clienții finali ai companiei-client în nume propriu;
   • nu le folosește pentru profilare, publicitate comportamentală sau decizii automatizate;
   • nu le folosește pentru antrenarea modelelor de inteligență artificială;
   • nu le transmite terților, cu excepția subprocesatorilor (pct. 6), a destinatarilor către care compania-client declanșează explicit o transmitere (de exemplu, activarea extragaranției la producător) și a autorităților, atunci când legea o impune.
   Excepție: datele tehnice despre modelele de echipamente (fără date cu caracter personal și fără legătură cu vreun client) pot completa, după verificare, catalogul comun de produse — detalii în Politica de Confidențialitate.
4. Confidențialitate: persoanele autorizate de Furnizor să prelucreze datele au obligații de confidențialitate.
5. Securitate: Furnizorul implementează măsurile tehnice și organizatorice descrise în Politica de Confidențialitate (art. 32 GDPR).
6. Subprocesatori: compania-client autorizează în mod general subprocesatorii enumerați în Politica de Confidențialitate. Furnizorul reflectă orice modificare a listei în documentație și impune subprocesatorilor aceleași obligații de protecție a datelor.
7. Asistență: Furnizorul asistă operatorul, în măsura posibilului, la răspunsul către persoanele vizate și la obligațiile privind securitatea și notificarea încălcărilor (art. 32–36 GDPR).
8. Ștergere sau returnare: la încetarea serviciilor, Furnizorul șterge sau returnează datele, la alegerea operatorului, cu excepția cazului în care legea impune păstrarea lor.
9. Audit: Furnizorul pune la dispoziția operatorului informațiile necesare pentru a demonstra respectarea obligațiilor de mai sus și permite audituri rezonabile, cu notificare prealabilă.

7. Semnarea documentelor la distanță

• Cum funcționează: clientul primește un link unic (prin SMS sau comunicat direct), vizualizează documentul final și aplică o semnătură desenată pe ecranul propriului dispozitiv.
• Elemente de audit înregistrate împreună cu semnătura: adresa IP, identificatorul de dispozitiv/browser (user-agent) și marcajul temporal al semnării.
• Valoare juridică: este o semnătură electronică simplă în sensul Regulamentului (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) și are, de regulă, o forță probatorie mai redusă decât semnătura electronică avansată sau calificată.
• Responsabilitatea companiei-client: folosește fluxul de semnare la distanță numai pentru documentele pentru care a evaluat că semnătura electronică simplă este adecvată juridic și operațional; pentru documentele care impun un nivel superior de semnătură, fluxul din platformă nu trebuie folosit.
• Valabilitatea linkurilor: 7 zile; sunt de unică folosință la semnare și se invalidează automat la emiterea unui nou link pentru același document.

8. Portalul client

• Ce oferă: companiile-client pot pune la dispoziția clienților finali un portal în care aceștia consultă propriile documente (rapoarte, fișe, contracte, documente încărcate), în regim exclusiv de citire, și finalizează semnările în așteptare.
• Autentificarea se face pe baza:
  • numărului de telefon asociat clientului de către compania de service;
  • unui element de disambiguare — ultimele 4 cifre ale CNP (persoane fizice), respectiv CUI (persoane juridice);
  • unui cod unic de acces (OTP) transmis prin SMS.
• Jurnalizare: accesul în portal este jurnalizat, iar la prima autentificare clientul primește o notificare prin SMS.
• Numărul de telefon: accesul la portal se acordă pe baza numărului de telefon comunicat companiei de service. Clientul este responsabil să anunțe compania de service despre schimbarea numărului de telefon sau despre utilizarea unui număr partajat cu alte persoane. În lipsa unei notificări contrare, utilizarea portalului de către o persoană care are acces la telefonul asociat clientului este considerată autorizată de client.

9. Abonamente, facturare și plăți

• Planuri: accesul la funcționalități depinde de planul de abonament selectat.
• Activare și prelungire: prin plată online cu cardul, prin coduri voucher acordate de Furnizor ori prin alte modalități comunicate în platformă.
• Prețuri: afișate în lei (RON) la momentul comenzii.
• TVA: MB Nexus SRL nu este înregistrată în scopuri de TVA (regimul special de scutire pentru întreprinderile mici), deci prețurile afișate sunt finale și nu se adaugă TVA. Dacă situația fiscală a Furnizorului se schimbă, prețurile și mențiunile aferente vor fi actualizate, cu informarea prealabilă a companiilor-client.

9.1 Procesatorul de plăți

• Procesator: plățile online cu cardul se procesează prin NETOPIA Payments, procesator de plăți autorizat, prin platforma sa securizată.
• Carduri acceptate: Visa și Mastercard, cu autentificarea 3-D Secure impusă de banca emitentă.
• Datele cardului (numărul complet, data expirării, codul CVV/CVC) se introduc exclusiv în mediul securizat al procesatorului; nu sunt colectate, vizualizate sau stocate de MB Nexus SRL.
• Ce primește Furnizorul: doar rezultatul tranzacției (aprobată/respinsă), identificatorul acesteia, suma, moneda, momentul plății și, eventual, tipul cardului și ultimele patru cifre — necesare evidenței plăților, facturării și suportului.
• Relația cu procesatorul: este guvernată de termenii și politicile acestuia, disponibile în pagina de plată.

9.2 Activarea abonamentului și facturarea

• Abonamentul se activează după confirmarea plății de către procesator.
• Dacă plata este respinsă sau rămâne neconfirmată, abonamentul nu se activează, iar utilizatorul poate relua plata.
• Factura se emite pe datele fiscale ale companiei-client din platformă și se trimite electronic pe adresa de e-mail a contului; compania-client răspunde de corectitudinea acestor date.

9.3 Durată, reînnoire și încetare

• Durată: abonamentul se activează pentru perioada aleasă (lunară sau anuală).
• Reînnoire: nu se reînnoiește automat decât dacă a fost activată explicit o plată recurentă. În acest caz, utilizatorul este informat înainte de fiecare debitare și poate dezactiva oricând reînnoirea din secțiunea Abonament, cu efect pentru perioadele viitoare.
• La expirare: contul trece în regim de doar citire — datele rămân accesibile și pot fi exportate, dar operațiunile de scriere sunt blocate până la reactivare.

9.3.1 Conturi de utilizator suplimentare și schimbarea planului

• Conturi incluse: fiecare plan include un număr de conturi de utilizator (de exemplu, Starter — 1 cont, Echipă — 5 conturi), afișat la alegerea planului.
• Conturi suplimentare: peste conturile incluse se pot adăuga conturi suplimentare, la un preț per cont, lunar sau anual (plata anuală = 10 luni), afișat în secțiunea Abonament la momentul comenzii. Conturile suplimentare fac parte din abonament: se plătesc la fiecare prelungire, împreună cu planul.
• Adăugare în cursul perioadei: un cont adăugat în timpul unei perioade deja plătite se achită proporțional, pentru zilele rămase până la expirarea abonamentului, după care se prelungește odată cu acesta.
• Plan superior sau mai multe conturi: produc efecte imediat după confirmarea plății.
• Plan inferior sau mai puține conturi: produc efecte la sfârșitul perioadei deja plătite; până atunci se păstrează condițiile existente. Nu se fac rambursări pentru conturile sau perioadele la care compania renunță.
• Depășirea limitei: dacă, la intrarea în vigoare a noului plan sau la reactivarea unui abonament expirat, compania are mai mulți utilizatori activi decât permite abonamentul, conturile în plus sunt suspendate în cadrul companiei. Managerul companiei poate alege din timp care utilizatori rămân activi; în lipsa unei alegeri, rămân activi managerii și utilizatorii cu cea mai mare vechime în companie. Când schimbarea este programată, managerii sunt informați prin e-mail cu cel puțin 5 zile înainte.
• Efectul suspendării: utilizatorul suspendat nu mai poate accesa compania respectivă și nu ocupă un loc din abonament; datele, documentele și istoricul create de acesta rămân neatinse, iar accesul său la alte companii din platformă nu este afectat. Contul poate fi reactivat oricând există un loc disponibil.
• Prețuri speciale: Furnizorul poate acorda unei companii un preț special pentru conturile suplimentare, pe o perioadă determinată, comunicat în secțiunea Abonament; după expirarea acesteia se aplică prețul în vigoare.

9.4 Neplată, refuzuri și contestații

• Furnizorul poate suspenda accesul în caz de neplată.
• În cazul unei contestații (chargeback) inițiate fără o solicitare prealabilă către Furnizor, accesul poate fi suspendat până la clarificarea situației.
• Vă încurajăm să ne scrieți mai întâi la contact@inspectra.ro — majoritatea situațiilor se rezolvă direct, inclusiv prin garanția de la secțiunea 11.

9.5 Etapa de test

• În anumite medii demonstrative sau înainte de activarea integrării cu procesatorul de plăți, fluxul de plată poate fi simulat, fără debitarea efectivă a cardului.
• În astfel de cazuri, acest lucru este menționat explicit în pagina de plată, iar cardul introdus nu este transmis unei bănci.

10. Livrarea serviciului

• Serviciu digital: Inspectra este furnizat integral online. Nu există livrare fizică, nu se expediază bunuri și nu se percep costuri de livrare sau de transport.
• În ce constă livrarea: activarea accesului la funcționalitățile planului achiziționat, în contul companiei-client.
• Când: automat, imediat după confirmarea plății de către procesator — de regulă în câteva minute. Dacă confirmarea întârzie din motive care țin de banca emitentă sau de procesator, activarea are loc la primirea confirmării.
• Acces: de la app.inspectra.ro și din aplicațiile mobile Android și iOS, cu aceleași date de autentificare. Nu este necesară instalarea altui software.
• Confirmare și factură: se transmit electronic, pe adresa de e-mail a contului.
• Dacă accesul nu e activat în 24 de ore de la confirmarea plății: scrieți-ne la contact@inspectra.ro sau prin formularul de contact. Remediem situația sau restituim integral suma achitată.

11. Garanția „30 de zile, banii înapoi"

În detaliu, garanția funcționează astfel:

1. Cine beneficiază: exclusiv compania-client al cărei cont a fost creat direct printr-un abonament plătit, prima operațiune înregistrată pe contul companiei fiind achitarea abonamentului.
2. Perioada: cererea de rambursare se transmite în termen de 30 de zile calendaristice de la data creării contului companiei-client.
3. Modul de solicitare:
   • din aplicație, secțiunea Abonament & Facturare (butonul este disponibil numai în perioada de garanție), sau
   • printr-un e-mail la contact@inspectra.ro de pe adresa asociată contului, cu denumirea companiei;
   • motivarea cererii nu este obligatorie.
4. Suma rambursată: integral suma achitată pentru primul abonament (lunar sau anual).
5. Termen și modalitate: prin aceeași modalitate de plată, de regulă pe cardul folosit, în maximum 14 zile de la acceptarea cererii; creditarea efectivă a contului depinde de banca emitentă.
6. Aplicabilitate: garanția se acordă o singură dată per companie și privește exclusiv prima plată a abonamentului, nu și prelungirile ulterioare.
7. Excluderi — garanția nu se aplică:
   • conturilor care au beneficiat anterior de o perioadă gratuită — cont creat pe bază de cod voucher, perioadă de probă sau orice altă perioadă neachitată — inclusiv atunci când, după expirarea acesteia, compania achită un abonament;
   • conturilor reactivate, respectiv companiilor care au avut anterior un abonament și achită din nou după o întrerupere, indiferent de durata acesteia;
   • perioadelor activate prin coduri voucher sau ca probă gratuită, acestea nefiind achitate;
   • achizițiilor accesorii, precum conturile suplimentare de utilizator (sloturi).
8. Efectul rambursării: abonamentul încetează la data rambursării, iar contul trece în regim de doar citire; datele pot fi exportate în perioada anterioară, iar la cerere sunt șterse conform secțiunii 14.
9. Utilizare abuzivă: Furnizorul poate refuza rambursarea în caz de utilizare abuzivă a garanției (de exemplu, cereri repetate prin conturi diferite ale aceleiași entități) sau de încălcare a secțiunii 5.

• Relația cu drepturile legale: garanția este o facilitate contractuală oferită de Furnizor și se adaugă drepturilor prevăzute de lege.
• Consumatori: serviciul se adresează profesioniștilor; atunci când clientul are calitatea de consumator, drepturile legale aplicabile, inclusiv dreptul de retragere, nu sunt limitate prin prezentul document.

12. Disponibilitate, mentenanță și modificări

• Disponibilitate: Furnizorul depune diligențe rezonabile pentru menținerea disponibilității serviciului.
• Întreruperi: accesul poate fi suspendat temporar pentru mentenanță, actualizări, remedieri sau măsuri de securitate.
• Funcționalități: pot fi modificate, extinse sau retrase.
• Modificarea termenilor: continuarea utilizării după publicarea unei versiuni noi reprezintă acceptarea modificărilor; modificările semnificative vor fi anunțate în platformă.

13. Proprietate intelectuală

• Drepturile Furnizorului: codul sursă, structura aplicației, interfețele, mărcile, denumirile, bazele de date, textele și elementele vizuale ale platformei Inspectra aparțin MB Nexus SRL sau licențiatorilor săi, cu excepția conținutului încărcat de clienți.
• Drepturile companiei-client: compania-client păstrează drepturile asupra datelor și documentelor proprii încărcate în sistem.
• Licența acordată Furnizorului: compania-client acordă Furnizorului dreptul de a le găzdui, procesa, copia tehnic și transmite strict în măsura necesară executării serviciului.

14. Încetare, suspendare și ștergere

• Suspendare sau închidere: Furnizorul poate suspenda sau închide conturi în caz de încălcare a prezentelor condiții, risc de securitate, neplată sau utilizare ilegală.
• După încetare: datele sunt tratate conform politicii de retenție și clauzei 6 pct. 8 (ștergere sau returnare).
• Ștergerea conturilor de personal — mecanismul „tombstone":
  • se șterg: credențialele, sesiunile, tokenurile de notificare și datele de contact, iar contul se dezactivează;
  • se păstrează: numele, numerele autorizațiilor profesionale și elementele necesare reproducerii documentelor tehnice/regulatorii deja emise, în măsura necesară obligațiilor legale de evidență (ANRE/ISCIR) și apărării unui drept;
  • temei: art. 17 alin. (3) lit. b) GDPR — dreptul la ștergere nu se aplică prelucrărilor necesare pentru respectarea unei obligații legale.

15. Răspundere

• Excluderi: Furnizorul nu răspunde pentru legalitatea datelor introduse de companiile-client, pentru conținutul documentelor generate pe baza acestor date sau pentru utilizarea platformei contrar legii.
• Limitare: în măsura permisă de lege, răspunderea Furnizorului pentru prejudicii directe rezultate din serviciu este limitată la sumele achitate efectiv de compania-client pentru perioada contractuală relevantă, cu excepția cazurilor în care legea prevede altfel.

16. Legea aplicabilă și jurisdicția

• Legea aplicabilă: legea română și dreptul Uniunii Europene aplicabil, inclusiv GDPR și Regulamentul eIDAS.
• Litigii: se soluționează mai întâi pe cale amiabilă; în lipsa unei soluții amiabile, de instanțele competente din România, dacă legea nu impune alt regim.

17. Soluționarea alternativă a litigiilor

Serviciul se adresează profesioniștilor. Atunci când clientul are totuși calitatea de consumator, îi rămân disponibile, pe lângă instanțele de judecată:

• Reclamație directă către noi — cea mai rapidă cale: contact@inspectra.ro sau formularul de contact. Răspundem, de regulă, în 1–2 zile lucrătoare.
• Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorilor (ANPC) — anpc.ro.
• Soluționarea alternativă a litigiilor (SAL), potrivit Ordonanței Guvernului nr. 38/2015 — informații și formular de sesizare la anpc.ro/ce-este-sal.

Platforma europeană SOL/ODR nu mai este menționată: aceasta a fost desființată la 20 iulie 2025 prin Regulamentul (UE) 2024/3228, care a abrogat Regulamentul (UE) nr. 524/2013, iar comercianții nu mai au obligația — și nici dreptul — de a afișa un link către ea.